Automatizando Processos de Negócios: Os Cinco Passos Que Você Precisa Seguir Para Fazer do Jeito Certo

Tradução do artigo feito por Claire Bunce para o blog da Bizagi – Leia o original aqui

Os benefícios da automação de processos de negócios (BPA -Business Process Automation) são incontestáveis. Ao automatizar todas as tarefas repetitivas e demoradas que mantêm seu negócio funcionando no dia a dia, você pode reduzir os custos operacionais e liberar tempo para você e sua equipe fazerem mais coisas importantes.

Mas, mesmo que os benefícios sejam evidentes, isso não significa que alcançá-los seja simples. Se você lançar o BPA sem um plano – ou com o plano errado – é provável que acabe gerando confusão, resistência interna e faça o oposto do que pretendia alcançar.

Então, como fazer do jeito certo? Esses são os passos que você precisa seguir para tornar seu negócio mais eficiente.

Os principais passos para automação de processos de negócio

Transformar uma empresa por meio da automação não é imediato. Requer tempo e paciência. E trata tanto sobre pessoas quanto sobre tecnologia – por isso, esses passos para automatizar processos empresariais são sobre trazer as partes interessadas-chave para o projeto e gerar cultura e conhecimento enquanto você identifica, projeta e implementa as mudanças que deseja fazer.

Passo um: Avaliar

Este passo é sobre selecionar quais processos empresariais você vai começar a automatizar primeiro. Claro, com o tempo você pode mirar em ‘todos eles’, mas na fase inicial, recomendamos não mais do que dez.

Mas quais? Para ajudá-lo a decidir, desenvolvemos uma ferramenta de avaliação de processos que pode ajudá-lo a simplificar seu pensamento. A ferramenta avalia:

• Impacto empresarial – quanto valor a automação desse processo adicionará?

• Maturidade do processo – qual é o nível de compreensão do processo atualmente?

• Complexidade – qual é o nível de complexidade em termos de integração; fluxos de processo e regras de negócios?

Atribuindo uma pontuação a cada processo, você pode identificar quais são os melhores processos para automatizar, visando demonstrar valor rapidamente e manter o engajamento.

Depois de concluir a avaliação, sugerimos fortemente a seleção de processos com alto impacto empresarial, complexidade média e pontuações de maturidade alta. Isso permitirá que aqueles que trabalham no projeto aprendam a nova tecnologia, gerando também um impacto significativo nos processos empresariais e na organização como um todo.

Passo dois: Projetar

Existem duas questões a serem definidas na fase de projeto, uma sobre necessidades funcionais e outra sobre requisitos técnicos.

i) Funcional – trata-se do entendimento completo das necessidades do negócio e da definição das soluções que atenderão a essas necessidades. É crucial que todos os usuários relevantes e membros da equipe sejam consultados durante esta fase para garantir que todos os requisitos sejam inteiramente representados.

ii) Técnico – esta fase traduz todo o trabalho acima em um documento de design que define os detalhes técnicos e especificações da solução, de forma que as melhores práticas são compartilhadas com todos os participantes do projeto.

Uma vez que os documentos estão completos, é crucial a aprovação dos diferentes stakeholders antes de avançar para a construção, visto que esses documentos definem a forma como a solução será construída.

Passo três: Construir

Agora é hora de começar a colocar todo o planejamento em prática. Transformando os detalhes técnicos e especificações delineados acima em uma solução tangível, você pode modelar, desenvolver e integrar todos os componentes que formam a aplicação.

Durante esta fase, você deve se concentrar na mensurabilidade: estruturando dados, desenvolvendo e validando modelos e configurando os comportamentos dos campos juntamente com as regras e políticas de negócios de suporte. É aqui que você captura a lógica do processo e transforma um processo de negócios em um sistema automatizado.

Durante a etapa de construção, é altamente recomendável acompanhar o progresso da automação, como as informações serão apresentadas e como os documentos serão gerados para garantir que tudo esteja sendo construído de acordo com as especificações iniciais.

Passo quatro: Certificar

Esta é a etapa para verificar o seu trabalho. Antes de começar a implementação no ambiente de produção, este é o momento de confirmar que a solução atende aos requisitos de negócios especificados no início do projeto.

Para garantir que todas as especificações sejam atendidas, é altamente recomendável envolver o máximo possível de usuários finais. Todos os que terão um papel no processo devem testá-lo e qualquer feedback ou sugestão deve ser considerado como uma oportunidade de melhoria.

Passo cinco: Implementar

Você está pronto para entrar em produção. Recomendamos desenvolver um plano estruturado para garantir que cada objetivo do projeto seja alcançado à medida que você entra no ambiente de produção. Como sempre, é provável que surjam problemas imprevistos durante esta fase, portanto, certifique-se de reservar tempo para resolvê-los.

Ao passar para esta etapa, certifique-se de comunicar o início do projeto para toda a sua organização – informe por que a mudança está acontecendo e os benefícios que ela trará.

Gerenciando a mudança

Gerenciar a mudança para as pessoas é tão importante quanto as mudanças técnicas. Além dos passos de automação de processos de negócios descritos acima, recomendamos executar um programa de gerenciamento de mudanças (o nosso é baseado no modelo de gerenciamento de mudanças ADKAR) para conscientizar, educar e integrar as mudanças em suas equipes. Isso aumenta muito as chances de aceitação da mudança de processo.

Veja como colocamos esses passos em prática para a empresa farmacêutica Takeda, entregando economia de custos em apenas dez semanas: https://www.bizagi.com/en/customers/case-studies/healthcare-takeda-pharmaceuticals