5 Passos para Arquitetura de Processos
Introdução - Arquitetura de Processos
Apresentamos neste artigo um guia de elaboração de Arquitetura de Processos e Cadeia de Valor, em continuação ao artigo em que abordamos sobre a Arquitetura Empresarial no Contexto BPM.
O que é Arquitetura de Processos?
Arquitetura de Processos é a catalogação de processos presentes em uma instituição, assim como a correlação destes aos produtos e serviços entregues aos clientes e relacionamento com outros processos e partes interessadas.
A estratégia para a elaboração da Arquitetura de Processos consiste em estabelecer comunicação entre as partes envolvidas no projeto, visando definir ferramentas, métodos e cronograma para a realização do mesmo. Esta etapa visa assegurar valor atrativo para o cliente, estruturando o direcionamento para um gerenciamento centrado no cliente e medições de desempenho do processo.
O trabalho de elaboração da Arquitetura de Processos é a construção de um mapa que identifica os processos de negócio da organização, suas relações e sua contribuição para o atendimento dos objetivos estratégicos da instituição. Este conhecimento é fundamental para que a organização identifique situações de duplicidade ou mesmo de ausência de processos (gaps), e possibilita avaliar que processos são mais críticos para a mudança, possibilitando a definição de uma agenda para projetos de melhoria e otimização que possam representar benefícios reais para toda a cadeia de valor da empresa.
Podemos elencar como objetivos da Arquitetura de Processos os seguintes pontos:
- Formalizar a visão de processos da organização em um mapa estruturado partindo da cadeia de valor;
- Viabilizar a priorização de processos críticos a serem trabalhados na melhoria de produtos e serviços da organização;
- Conhecer os processos primários, de suporte e de gestão da organização, identificando duplicidades, desconexões ou ausência de processos (oportunidades de melhoria).
Finaliza com a identificação dos trabalhos dos grupos de Unidades de Negócio, onde serão organizados, categorizados e hierarquizados na forma de processos e expressos em forma de Cadeia de Valor, alinhados às estratégias da organização.
1 - Entendimento do modelo de negócio
Modelo de negócio é a forma como uma instituição gera e entrega valor para os seus clientes. Ou, de maneira mais prática, é a estruturação dos elementos e etapas que compõem a forma com que a instituição faz o que faz.
Essa visão macro da instituição é fundamental para avaliar de maneira estratégica como entregar ao cliente o melhor produto ou serviço da maneira mais prática e com qualidade, a curto, médio e longo prazo.
Sendo assim, devemos conhecer o negócio da organização, tais como: o que ela faz, pra quem ela faz, quais seus processos chave, parceiros, recursos etc.
2 - Identificação dos objetivos estratégicos
Consiste em tornar a demanda formalizada de maneira oficial junto à unidade demandante, assim como mobilização das partes para planejamento e acompanhamento do projeto.
3 - Inventário dos macroprocessos
É a identificação dos macroprocessos para elaboração da Arquitetura de Processos, bem como a realização da mobilização das Unidades de Negócio.
Elaboração do plano de trabalho
Elaborar um Plano de Trabalho, e validar junto à gestão da organização, contendo informações básicas do projeto (objetivo, escopo, desafios, necessidades etc.), estrutura analítica e cronograma. Este documento direciona as ações da equipe de trabalho, além de servir como controle gerencial.
Mobilização das unidades de negócio
Com o Plano de Trabalho definido, o responsável pelo projeto coordena a realização de uma reunião de definição da mobilização, envolvendo a Coordenadora de Projetos Prioritários da unidade demandante. Esta reunião objetiva a seleção de quais Unidades de Negócio e serão utilizadas para participar da coleta de dados sobre a Instituição, bem como definir o roteiro de perguntas no qual seria usado para realizar as entrevistas.
4 - Identificação dos processos
Esta etapa incide em fazer a identificação de todas as “atividades” desenvolvidas pela empresa, com suas entradas, saídas, objetivos etc., consolidá-las para a formatação da Cadeia de Valor e para a elaboração da Arquitetura de Processos.
Identificação do quê faz cada unidade de negócio
Para a identificação dos processos que compõem a Arquitetura de Processos da organização, devem ser realizadas entrevistas com responsáveis e colaboradores de cada Unidade de Negócio. Nestas entrevistas são identificadas todas as atividades realizadas pela equipe, bem como seus respectivos objetivos, entradas, origens, saídas, produtos e destinatários e demais observações relevantes. Para isso pode-se utilizar um formulário elaborado especificamente para a coleta das informações referenciadas.
Agrupamento do quê as unidades fazem por afinidade de relacionamento
Após a identificação de o quê as Unidades de Negócio da instituição fazem, as mesmas serão agrupadas por afinidade de relacionamento, independente da Unidade de Negócio onde foram identificadas. Neste momento, consideramos os processos e não a existência da estrutura organizacional. Este agrupamento leva em conta suas entradas, saídas e objetivos, com o intuito de se identificar o respectivo processo.
Formatação da arquitetura de processos
Depois de concluído o agrupamento, os processos serão organizados, categorizados e hierarquizados de forma a se definir a estrutura da Arquitetura de Processos. A classificação deve considerar o modelo da ABPMP (Association of Business Process Management Professionals): Primários/ Finalísticos, Gerencial e de Suporte.
Quadro 01 - Tipo e características de processos segundo a ABPMP
Cada processo identificado é registrado em formulário específico, conforme modelo a seguir:
Quadro 2 - Formulário de identificação do processo
5 - Construção da cadeia de valor
Versa sobre a identificação dos trabalhos chave das Unidades de Negócio, que são os macroprocessos.
A partir do entendimento do modelo de negócio da empresa, utiliza-se a Cadeia de Valor, uma ferramenta de gerenciamento estratégico que permite analisar os processos específicos através dos quais as empresas criam valor e vantagem competitiva.
Na construção da Cadeia de Valor da empresa devemos utilizar os processos e as classificações definidas na consolidação da Arquitetura de Processos, elaborando um mapa de acordo com o modelo de Porter (Primários ou Finalísticos, Gerencial e de Suporte).
Maturidade de gerenciamento por processos se traduz em quão bem medido, definido e gerido é um processo ou conjunto de processos. Ter conhecimento sobre os processos e estabelecer um modelo de maturidade são facilitadores que permitem aprimorar o estado de desenvolvimento da instituição. Dessa forma, é recomendado que se conheça o estado atual de maturidade, identifique elementos dentro do processo que estão ausentes e que são necessários para melhores resultados e níveis mais elevados de maturidade, bem como identificar os pontos fortes da instituição para que estes sejam controlados.
O Modelo de Maturidade possui cinco níveis: inicial, gerenciado, definido, quantitativamente gerenciado e otimizado. No Inicial, poucos processos são definidos, se tornando imprevisíveis, diferentemente do Gerenciado, onde já existe uma mínima consciência sobre os fatos ocorridos e estes são usados de exemplo em atividades posteriores; no nível Padronizado, os processos são padronizados e documentados, há uma consciência plena sobre as etapas e um método a ser seguido; o Quantitativamente Gerenciado se resume em um controle e gerenciamento com técnicas quantitativas; e, por fim, o Otimizado se trata da melhoria continua dos processos, sendo constantemente medido e controlado, assim como utilização de planejamento e inovação.
Cadeia de Valor
Conclusão
A Arquitetura de Processos é um importante passo na Jornada BPM. Sendo assim, um inventário de processos bem definido irá fornecer uma visão realista do estado atual da Organização, possibilitando um traçar de ações válido e assertivo.
Ressaltamos que foram expostas informações mínimas de inventário, onde um nível a mais de detalhe pode ajudar bastante no momento da análise, mas considerando o cuidado de não tornar o processo muito complexo. Atrelar muita complexidade e informações em excesso pode tornar seu processo de criação de Arquitetura de Processos um Projeto inacabável.
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