Principais Desafios na Automação de Processos com uso de plataformas DPA (Digital Process Automation)

As iniciativas de automação de processos nas empresas têm sido cada vez mais frequentes. Isso se dá pelo fato dos diversos benefícios alcançados através da automação de processos, benefícios esses que vão desde a redução de erros e retrabalhos, até a facilidade que a automação proporciona na implantação de indicadores. No entanto, boa parte dessas iniciativas falham devido a diversos fatores organizacionais. Neste artigo iremos abordar os principais desafios na automação de processos utilizando plataformas DPA (Digital Process Automation), também conhecidas como BPMS (Business Process Management System).

Introdução

A automação de processos permite que as empresas melhorem seus resultados, reduzindo erros, melhorando a qualidade e a velocidade de seus processos, além de auxiliar as empresas na promoção da melhoria contínua, padronização e na identificação de gargalos. A automação pode ser realizada de diversas formas, dentre elas, utilizando as plataformas BPMS ou DPA. Essas plataformas permitem a facilitação da automação, pois possibilita sua realização utilizando pouco código de programação, acelerando o desenvolvimento e reduzindo a necessidade de profissionais de TI.

Neste trabalho iremos levantar os principais desafios na automação de processos utilizando DPA, tendo como referências as experiências práticas de consultores de mercado. Esta pesquisa não foi aplicada com a intenção de ser completa, pois à medida que outras experiências forem compartilhadas, o trabalho poderá ser enriquecido. Feita essa ressalva, quais seriam os dez principais desafios encontrados na automação de processos por DPA?

1. Escolha dos processos a serem automatizados

Antes mesmo de começarmos a automatizar, a definição do que deve ser abordado é um ponto muito importante. Em geral, as empresas possuem uma arquitetura de processos bem extensa e acabam se perdendo durante a escolha dos processos críticos. Automatizar processos que não tenham a devida relevância não trará grandes benefícios para a empresa, assim como investir esforços em automação, quando poderiam ser utilizadas outras ferramentas já existentes na empresa, é um desperdício de recursos.

O gráfico abaixo pode servir de guia nessa escolha e a mensagem é clara: aproveite bem os recursos tecnológicos existentes e dê foco nos processos mais importantes.


2. Mapeamento incompleto dos processos

Depois da escolha do processo a ser automatizado, o mesmo deverá ser mapeado a fim de que se entenda o seu funcionamento ponta-a-ponta. Atualmente a notação mais utilizada no desenho de processos é o BPMN 2.0, sua versão mais antiga foi desenvolvida pela OMG (Object Management Group) juntamente com o BPMI (The Business Process Management Initiative) e foi nomeada como notação padrão em 2005, sendo atualizada para a versão 2.0 em 2011.

A utilização do BPMN em toda a sua potencialidade, entretanto, ainda é um desafio. Sua utilização de forma errônea é um dos fatores que prejudicam bastante os projetos de automação. Errar nesse início pode ser fatal, pois todo o projeto de automação ficará condenado.

3. Escolha da plataforma

A escolha da plataforma DPA mais adequada é de extrema importância, pois essa escolha afetará o esforço e o tempo de entrega do projeto de automação. Uma ferramenta adequada deverá ser de fácil implementação, permitindo agilidade e pouca codificação (low code). Entretanto, entendemos que low code não significa zero code, ou seja, não existe ferramenta de DPA que não necessite de codificação, ainda que o mínimo possível. Além disso, este tipo de ferramenta deve ser capaz de atender os mais diversos níveis de complexidade de processos, desde os mais simples, que necessitam de pouca programação, até os mais complexos, que requerem a aplicação de técnicas mais elaboradas. Isso sem falar da possibilidade de integração com múltiplas plataformas, como, por exemplo: os ERP’s, CRMs, Bancos de Dados existentes, dentre outros. Integração é, em si, um desafio à parte.

4. Implementação das Integrações

Esse pode ser o principal gargalo em muitos projetos de automação, pois, em geral, dependem da disponibilidade de APIs ou outras formas de conexão por parte de outros sistemas para que sejam desenvolvidas as integrações. Isso pode onerar o tempo de entrega da automação e, por vezes, até limitar a automação via DPA, gerando atrasos ou retrabalhos para o usuário final, caso a integração não seja possível.

5. Definição de Escopo

Como citamos anteriormente, um escopo bem definido é primordial para o desenvolvimento da automação. Sem um escopo claro, corre-se o risco de entrar em um projeto de automação que nunca acabe ou que simplesmente seja interrompido por solicitações que antes não haviam sido levantadas no escopo do projeto. Por isso, é importante ter definido o que se espera da automação desde o início do projeto. Aspectos culturais também tendem a prejudicar o projeto de automação, gerando conflitos de visões entre fornecedores, clientes e até mesmo entre as áreas da própria organização.

6. Formação das Equipes

As facilidades na implementação da automação com DPA podem gerar a falsa impressão de que não é necessária nenhuma formação para automatizar processos. Entretanto, a equipe que participará do projeto de automação deverá conhecer bem a plataforma a ser utilizada para que ela seja aplicada da melhor forma possível, evitando desgaste com retrabalhos. O ideal é que a equipe seja multidisciplinar e que também conheça a área de negócios, evitando gaps que possam vir a atrapalhar o projeto desde a definição até a entrega das soluções.

7. Ausência de Metodologia

A falta de padrão pode gerar retrabalhos e atrasar a entrega de determinado projeto, assim como a pressão pela entrega rápida da automação pode acarretar em erros, o excesso de confiança das pessoas em entregar uma automação antes de fazer testes em ambiente seguro, pode acabar prejudicando o usuário final e “sujando” a imagem da equipe que trabalhou no projeto.

8. Resistência a Mudanças

Quaisquer mudanças em processos impactam no dia a dia das pessoas, e reações negativas são bastante comuns nesses tipos de projeto. Isso tende a ocorrer principalmente quando a iniciativa da automação não partiu da própria área de negócio. As pessoas tendem a dificultar o repasse de informações e até a postergar a validação de determinadas entregas. Isso pode ser agravado quando utilizamos uma plataforma DPA, pois, em alguns casos, a própria velocidade de entrega pode “assustar” as pessoas.

9. Problemas na Infraestrutura

O mundo não é cor de rosa e, quando estamos integrando múltiplos componentes tecnológicos, podemos nos deparar com falhas nesses componentes, desde a própria plataforma DPA até os componentes integrados a ela, passando por toda a infraestrutura empregada (comunicação, equipamentos etc.).

10. Uso de Banco de Dados Pré-Existentes

A utilização de integrações com outros sistemas pode agilizar a automação dos processos (reutilização), mas também pode virar uma dor de cabeça para os usuários e desenvolvedores, caso os sistemas/bancos de dados de consultas em questão não tiverem informações consistentes. Isso gera insegurança nas áreas de negócios, pois há uma sensação de que a implementação da automação está incorreta, quando, na verdade, os erros estão relacionados aos dados consultados em outros sistemas, onde foram preenchidos incorretamente.

Conclusão

A automação de processos com DPA proporciona diversos benefícios para as organizações. Existem, porém, desafios a serem ultrapassados para a entrega de uma automação completa e que atenda às expectativas do usuário final. Neste artigo foram abordados os dez principais desafios, soluções preventivas e corretivas existentes para cada um dos pontos citados, no entanto, tratar desses pontos aqui nos tiraria do foco. Trataremos desse assunto em um próximo artigo.

A figura abaixo sumariza os pontos de atenção abordados e os problemas que devemos evitar para uma completa e bem-sucedida jornada de automação.


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