Dicas para Identificar e Priorizar Oportunidades de Robotização de Processos

Visto que entendemos os enormes ganhos que a tecnologia de robotização de processos (RPA) pode trazer para nossas organizações, chegamos à seguinte questão: por onde começar?

A jornada para incluir processos de qualquer empresa em robotização requer um cuidado particular, pois a ideia geral é que o desenvolvimento dos robôs seja rápido, sendo direcionado para resultados mais imediatos dentro da organização, gerando mais valor para todos os envolvidos.  O foco para atender esses requisitos são facilmente atingidos se forem de acordo com algumas dicas e diretrizes. Nesse artigo, procuramos apresentar algumas técnicas relevantes para indicar o caminho.

Como descobrir as oportunidades de otimização?

Como primeiro ponto, o ideal é coletar uma lista o mais abrangente possível do que temos de rotinas que poderiam se beneficiar de uma robotização. Enquanto um estudo realizado por um grupo de especialistas pode muito bem fornecer alguns primeiros alvos, é interessante ampliar a abrangência da coleta para um público mais amplo. Muitas vezes é quem está no “chão de fábrica” que está vendo os maiores desperdícios de energia.

Rede Social para Geração de Oportunidades de Automação

Em pequenas organizações, isso pode ser facilmente resolvido com uma ou duas reuniões com as pessoas certas. Quando falamos de organizações maiores, muitas vezes, toda uma estrutura pode ser necessária na coleta e avaliação de oportunidades. Há soluções tecnológicas que hoje auxiliam nessa gestão, desde simples listas de discussões até processos que implementam uma espécie de funil de oportunidades, onde cada sugestão é avaliada com critérios quantificáveis, é categorizada e é somente enviada para aprovação após a avaliação geral de um comitê determinado para isso.

Interessante. Mas, mesmo quando envolvemos um grupo, essa avaliação pode estar sujeita a opiniões subjetivas e vieses. Seria possível agregarmos informações dos sistemas existentes que pudessem ser utilizadas para refinar, agregar ou mesmo contradizer essas primeiras fotografias do nosso universo de oportunidades?

A resposta é sim e temos duas vertentes que podem ser utilizadas em conjunto ou individualmente para esse fim.

Mineração de Processos

A primeira denominamos Mineração de Processos, onde buscamos, dentro dos registros gerados no conjunto de sistemas utilizados nos processos da organização, evidências quantitativas dos tempos das atividades, inconsistências e gargalos que seriam alvos da ajuda de robôs. Entre as vantagens dessa abordagem, além da impessoalidade, é a provável existência de bases históricas extensas, que podem ser utilizadas para confirmar ou negar uma hipótese de otimização. Possui, entretanto, uma dificuldade de implementação: a complexidade e diversidade das bases de dados envolvidas. Ferramentas têm evoluído nessa direção, mas ainda têm essas barreiras a superar.

“Ao examinar todos os dados do sistema corporativo disponíveis relacionados aos processos, é possível obter 100% de cobertura de informações e nenhuma atividade passa despercebida. A mineração de processos ajuda a entender o que realmente está acontecendo dentro da organização, onde há possíveis gaps, o que pode ser melhorado, quais áreas demandam ajustes. Por isso, vemos na mineração de processos uma tecnologia poderosa que permite o controle de dados para garantir a resiliência de negócios”, afirma Edgar Garcia, diretor comercial da UiPath para a América Latina”.

E se, em vez de enxergarmos os dados capturados, pudéssemos capturar as próprias ações dos usuários nas atividades rotineiras?

Mineração de Tarefas

Na Mineração de Tarefas, utilizamos uma espécie de monitor de atividades diretamente nas estações de trabalho, onde elas realmente ocorrem, sendo possível criar um tipo de fluxograma a partir de passos gravados em uma tela de computador, como cliques e digitações, também sendo possível especificar de maneira ágil todos possíveis desafios e decisões a serem tomadas pelo robô. A partir dos registros gerados, bem como o uso de sofisticados algoritmos de interpretação e correlação de ações, é possível, não apenas validar hipóteses anteriormente levantadas, como descobrir novas oportunidades eventualmente consideradas irrelevantes até por especialistas (“não sabia que gastavam tanto tempo assim com esses e-mails de respostas a requisições internas”).

Priorizando Oportunidades

Capturadas as oportunidades, com suas respectivas métricas, como decidir?

Os dois critérios mais comuns, apesar de não serem os únicos, estão relacionados ao potencial de economia de trabalho humano e a complexidade de desenvolvimento. Se tenho dois processos em que um toma 2h de 10 pessoas a cada mês (20h x homem) e um segundo, no mesmo período, toma 20h de 100 pessoas (2000h x homem), priorizar o segundo é um movimento lógico e defensável do ponto de vista financeiro em relação aos retornos após o desenvolvimento do robô, mas se o segundo se provar altamente complexo de ser desenvolvido, talvez não seja uma prioridade tão aparente de oportunidade.

Além desses dois, outros benefícios podem (e devem), entretanto, serem considerados para a análise de decisão, tais como:

Redução de erros: incorreções custam reputações, além de $$$;

  1. Agilidade: respostas têm que ser feitas em menor tempo e em qualquer dia ou hora;
  2. Satisfação de Funcionários: redução de tarefas tediosas;
  3. Integrações com Sistemas Legados: não há webservices ou outros meios disponíveis.
Conclusão

Consideramos que a escolha correta dos alvos é um dos pontos fundamentais para o sucesso de uma boa implementação de RPA. Consideramos, assim, que os pontos acima considerados podem servir de guia para evitar desperdícios de esforços que, em última análise, podem minar o sucesso das suas iniciativas de robotização, gerando uma jornada com maior escalabilidade do uso de robôs na empresa, onde, de início, processos simples de ganhos altos são implementados, gerando aprendizado para os colaboradores, dando mais agilidade e experiência para processos mais complexos, ampliando o valor da atuação dos robôs.

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