Como Melhorar Sua Empresa: Problemas Típicos em Processos
Introdução - Análise de Processos
Ninguém discorda da importância da Análise do Processo na determinação das melhorias e otimizações a serem realizadas. Mas, o que deve analisado? Como podemos ter a certeza de que não deixamos passar algo que deveria ter sido contemplado?
Adicionalmente, como saber se fizemos a melhor escolha do que deve ser priorizado para a nova versão do processo e o que devemos colocar em uma lista de espera para ser considerado em novos ciclos de melhoria e otimização? Responder a essas questões é fundamental para termos sucesso na Transformação de Processos.
O que analisar?
As melhorias e otimizações em processos podem ter várias dimensões. Podemos, por um lado, buscar reduzir o tempo em que o processo executa, por outro aprimorar controles para reduzir erros e custos ou mirarmos em melhorar a qualidade do produto gerado.
Podemos então começar por um checklist de aspectos a serem checados, onde cada um deles leva a um tipo de análise e, possivelmente, à descoberta de problemas hoje evidenciados no processo em foco.
Produtividade
- As atividades demoram mais do que deveriam para serem executadas?
- Como o gargalo do processo pode ser otimizado?
- Há burocracia excessiva?
- Há falha de comunicação?
- O cliente sente demora entre o início e fim do processo?
- Há trabalho repetitivo?
Design
- O processo deixa de tratar erros e exceções?
- Atividades que ocorrem em sequência, podem acontecer em paralelo?
- Há excesso de loops no processo, fazendo as atividades retornarem várias vezes ao ponto de partida?
- Há falta de instruções que exponham como fazer o trabalho?
- Há atividades que não agregam valor ou poderiam ser substituídas?
- Há excesso de níveis de aprovação?
- Há atividades ou aprovações concentradas em uma única pessoa ou em um grupo muito pequeno, gerando gargalos?
- Falta clareza nas entradas e saídas do processo?
Capacidades
- Faltam indicadores que permitam medir o desempenho do processo?
- Há super ou sublocação da equipe?
- O custo para manter o processo é alto?
- Há incapacidade de lidar com aumento de demanda para esse processo? Por que?
Equipe
- A equipe possui conhecimento insuficiente para o bom desempenho no processo?
- Há muitas passagens de responsabilidade entre pessoas?
- Existe necessidade de mudar a quantidade de pessoas que participam do processo?
- Há problemas de relacionamento humano no processo? Por que?
- A equipe se sente desgastada? Por que?
Tecnologia
- Falta a tecnologia adequada para o andamento do processo?
- Há procedimentos manuais e documentos físicos que poderiam ser automatizados / digitalizados?
- Se houver tecnologia, ela apresenta mau funcionamento para os propósitos do processo?
- Os dados do processo ficam expostos e com pouca segurança?
Qualidade
- Falta a tecnologia adequada para o andamento do processo?
- Há procedimentos manuais e documentos físicos que poderiam ser automatizados / digitalizados?
- Se houver tecnologia, ela apresenta mau funcionamento para os propósitos do processo?
- Os dados do processo ficam expostos e com pouca segurança?
Caminho de Melhoria
Exemplo do que analisar e para onde levar o objeto de análise:
Como encontrar soluções
Agora que temos os problemas, como solucioná-los? Aqui temos outro momento em que é possível encontrar uma grande variedade de cenários, desde soluções básicas, como padronizar as etapas do processo e capacitar os funcionários nesses novos padrões, até soluções mais tecnológicas, envolvendo novas aquisições de equipamentos e sistemas (para maior aprofundamento do conhecimento de soluções tecnológicas aplicadas a processos, sugerimos nosso curso Tecnologias para Processos – Clique Aqui).
Interessante mencionar que muitas vezes nos deparamos com soluções que podem resolver vários problemas ao mesmo tempo, bem como soluções de baixo custo, que podem ser facilmente implementadas e trazem retorno a curto prazo – os famosos quick wins.
Entretanto, não basta encontrar as soluções, precisamos organizá-las em um plano viável de implementação. Aqui as técnicas de gerenciamento de processos e gerenciamento de projetos se encontram e a abordagem em relação às mudanças deve ser definida. Um exemplo disso é a definição de um projeto de mudanças em fases, ou sprints, onde em cada uma temos implementada uma parte das soluções priorizadas.
Faz parte também dessa definição a análise da viabilidade das soluções propostas, podendo chegar à conclusão, inclusive, da não implementação de algumas delas. Uma análise de custo / benefício pode ser muito útil nesse momento de priorização.
Novo Processo à Vista
Com base nas soluções elencadas e no plano de implementação, podemos agora nos debruçar sobre o desenho do novo processo que emergirá desse esforço, tornando mais tangível a visão futura para os Stakeholders e ganhando a adesão necessária para o sucesso da mudança.
A figura abaixo apresenta as etapas mencionadas, destacando os aspectos fundamentais para uma boa Análise de Processos.
A terceira etapa, só padronizar. “Analisar a Viabilidade e Planejar a Implementação”.
Conclusão
Se você quiser entender um pouco mais confira o video complementar sobre o tema abaixo👇🏻👇🏻👇🏻 . Não se esqueça de se inscrever e curtir!