Métodos de Obtenção de Informações para Modelagem de Processos

As etapas de Transformação de Processos são bem claras: Modelagem, Análise, Redesenho e Automação. Mas, para conseguirmos um redesenho que apresente um formato sem as falhas do passado, é necessário que as informações sobre os processos tenham sido obtidas de forma suficiente para realização de um bom trabalho de otimização. Nesse artigo vamos falar exatamente sobre os principais meios de obtenção de informações para Modelagem de Processos, para que você decida o mais adequado para seu cenário.

Introdução

Existem vários métodos de obtenção de informações para realização de Modelagem de Processos, cada uma com suas particularidades, vantagens e desvantagens. Cada meio de obtenção apresenta diferentes cenários de aplicação e um ponto em comum: o trabalho refinado do especialista em Transformação de Processos para analisar a suficiência dos dados e direcionar o conteúdo a ser coletado.

Entrevistas Individuais

As entrevistas individuais, também chamada entrevista direta, é um método muito comum na coleta de informações para modelagem, já que essas possuem a presença de um especialista em Transformação de Processos e um especialista no processo a ser modelado, em conversa direta. As experiências dos presentes se suportam durante a obtenção das informações referentes ao processo, como a apresentação do caminho que é esperado e o que realmente acontece, passando uma visão realista sobre o processo e reduzindo as chances de omissão de informações pelo volume de pessoas presentes na reunião.

Por outro lado, as informações apresentadas se limitam a visão de apenas um usuário do processo, não atendendo a dores de pessoas que trabalham em outros momentos e que lidam com diferentes problemáticas, podendo gerar uma modelagem tendenciosa.

Workshops Estruturados

Os Workshops Estruturados se assemelham ao formato da Entrevista Individual, se diferenciando na quantidade de participantes durante o levantamento das informações. O especialista em Transformação permanece em seu papel de condutor da seção e precisa conciliar as informações que partem de diferentes usuários do mesmo processo.

Os workshops reduzem as chances de modelagem tendenciosa, já que possui a visão de vários usuários e especialistas ao mesmo tempo, mas existe o desafio de conciliação das informações e possíveis discordâncias que ocorram durante o trabalho, visando a manutenção de um ambiente saudável a todo momento.

Observação Direta

A observação direta exclui o contato teórico que a entrevista individual e os workshops apresentam, fornecendo a possibilidade de coleta das informações em tempo real, durante o trabalho executado no processo. Essa observação direta fornece a chance de redução de perda de informações por omissão dos participantes em entrevistas e workshops, mas forçam o especialista a coletar as informações no tempo do processo, um ponto negativo para processos com longos períodos de execução.

Uma atenção que também deve ser tomada é que os participantes do processo podem alterar sua forma de trabalho por existir alguém observando, distorcendo as informações a serem coletadas.

Feedback por escrito

Além das opções de contato direto com participantes do processo via entrevistas, workshops e observação, é possível coletar dados referentes ao processo em formato de formulários/ questionários, sem contato direto com usuários do processo. Uma lista de perguntas referentes ao processo pode ser disponibilizada para resposta do participante e análise do especialista em Transformação após a entrega do questionário respondido. Mas, como a resposta se restringe ao que está no questionário e depende da interpretação do respondente, algumas informações e atividades executadas no processo podem ser distorcidas ou perdidas por falta de conhecimento.

Conferências Digitais

As conferências Digitais se assemelham bastante ao formato de entrevistas e workshops, mas são realizados virtualmente. Uma característica que pode ser o ponto fraco ou forte de conferências virtuais é o engajamento. Reuniões online podem ser bastante diretas e sem desvio de atenção, mas podem dificultar o engajamento das pessoas e a participação assídua. Conferências digitais de teste podem ser realizadas para verificar a adesão dos entrevistados.

Mineração de Dados

A mineração de informações do processo pode fornecer importantes dados que nem mesmo os usuários possuem acesso, dados esses realistas e sem distorções. Esses dados podem ser coletados por plataformas automatizadas e precisam ser traduzidos pelo especialista em Transformação para que os mesmos se tornem informações valiosas para a Organização.

Conclusão

Seja qual for o método selecionado para obtenção das informações referentes ao processo, o mais importante fato a se ter em mente é a necessidade de um bom levantamento. As informações coletadas são um divisor de água para o período de análise e projeção da melhoria, ressaltando sua importância na etapa de Transformação de Processos na Jornada BPM.

O artigo Problemas Típicos Encontrados na Modelagem de Processos (link) complementa as informações referentes a essa fase e podem contribuir (e muito!) para o entendimento de tratativas que precisam estar em mente para o trabalho de Modelagem.

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