Guia para Escolha de uma Plataforma DPA

Uma plataforma DPA – Digital Process Automation (ou iBPMS – Inteligent Business Process Automation) permite que transformemos fluxos de processos em aplicações rapidamente. Há, entretanto, uma grande variedade de ofertas, com características muito diferentes. Como escolher a que mais se adapta à nossa organização? Esse artigo propõe destacar as características mais relevantes a serem consideradas nessa escolha.

Introdução

Antes de entrarmos nas características propriamente ditas para a Plataforma, cabe atentar à sua razão de ser dentro do contexto do BPM (Business Process Management), pois, de modo ideal, a plataforma será aplicada como apoio à Jornada BPM da organização. Essa jornada, de forma simplificada, pode ser descrita em três etapas:

  1. Arquitetura

Corresponde à fase preparatória da jornada, onde sensibilizamos a organização para a sua importância. É a descoberta e priorização dos principais processos, elaboramos uma cadeia de valor (representação gráfica do conjunto dos processos) e a preparação da organização para os trabalhos que virão.

  1. Transformação

Aqui mergulhamos nos detalhes de um conjunto específico de processos que iremos analisar, propor e implementar mudanças. A modelagem e a automação dos processos são poderosas ferramentas para impulsionar as mudanças nessa etapa.

  1. Monitoramento

Acompanhar, medir e, com base nisso, sugerir novas melhorias aos processos faz parte desse momento da jornada. Ela leva muito comumente a um novo ciclo de melhorias, requerendo revisões na arquitetura e novos projetos de transformação.

Funcionalidades para a Etapa de Arquitetura

Sendo uma fase de preparação e descobertas, podemos atentar para tecnologias que nos ajudem a descobrir e catalogar processos e apresentá-los de forma coerente para a organização. Aqui também podem ser úteis ferramentas para priorizar os processos a serem objeto de uma posterior transformação. Algumas características que podemos destacar para esse momento:

  1. Repositório corporativo de processos, que centraliza todos os artefatos relacionados à arquitetura, registrando e mantendo versões desses artefatos e permitindo compartilhá-los com todos os colaboradores;
  2. Diagramação da Cadeia de Valor, permitindo a sua modelagem em vários níveis de agrupamento e a navegação drilldown (possibilidade de clicar em uma informação e outras serem disponibilizadas) entre os elementos superiores da cadeia de valor até o nível de detalhe do processo (modelo e documentos anexos);
  3. Permitir o trabalho colaborativo sobre os artefatos produzidos (Modelos de Processos, por exemplo), onde várias pessoas podem interagir sobre esses artefatos, dando opiniões e sugerindo ajustes com acesso online e em tempo real;
  4. Opções avançadas de descoberta automática de processos através de algoritmos inteligentes podem ser também uma boa ajuda (process mining).

Funcionalidades para a Etapa de Transformação

Claro que nessa fase as funcionalidades relacionadas a modelagem e automação são as mais relevantes. Podemos dizer, entretanto, que uma plataforma coerente com a Jornada BPM se integra aos componentes das demais etapas. Características que podemos destacar:

  1. Permitir a modelagem dos fluxos de negócios, bem como a captura de toda a documentação pertinente;
  2. Aderência à notação BPMN, com a sua riqueza e poder de representação. Os diversos tipos de atividades, gateways, eventos e subprocessos são os instrumentos que permitem representar processos de quaisquer complexidades;
  3. Contemplar a simulação de processos para permitir a análise de cenários pode ser uma importante fonte de insights e ajudar nas decisões de análise de melhorias a serem propostas;
  4. Permitir a automação sobre o fluxo de processos em notação BPMN, garantindo a aderência da automação ao que foi definido no desenho (o fluxo é parte do sistema e não apenas um documento);
  5. Incluir o desenho do modelo de dados para o processo. Esse modelo de dados complementa o modelo do processo como a base para toda a automação. Assim, quanto mais rico forem as possibilidades de tabelas, relacionamentos (1 x 1, 1 x N, N x N) e tipos de campos (textos, números, arquivos, imagens etc.), mais longe a plataforma pode chegar em atender às complexidades do mundo real;
  6. Possuir funcionalidades de integração que permitam que o novo processo automatizado se conecte com as demais plataformas existentes na organização (ERPs, CRMs etc.)  e fora dela (serviços da nuvem);
  7. Permitir o desenvolvimento com pouco ou nenhum código (low code development), viabilizando que formulários eletrônicos, regras de negócio, geração automática de documentos e e-mails, bem como as integrações mencionadas acima sejam implementadas em questão de dias e não de meses, como muitas vezes ocorre quando utilizamos modelos tradicionais de desenvolvimento de sistemas;
  8. Ser multiplataforma, permitindo que a utilização de computadores e/ou equipamentos móveis de forma transparente.

Funcionalidades para a Etapa de Monitoramento

A jornada não termina após a transformação. Os novos processos automatizados são elementos vivos na organização que devem ser acompanhados e medidos. As boas plataformas permitem a extração de um grande conjunto de indicadores, permitindo medir objetivamente as melhorias alcançadas, bem como identificar novas oportunidades. Nesse momento, podemos destacar como funcionalidades especialmente úteis:

  1. Rastreabilidade de todas as ações realizadas ao longo do processo, quem fez o que e quando, inclusive de forma gráfica, incorporando de forma definitiva o processo desenhado como um instrumento do dia a dia;
  2. Relatórios gráficos de indicadores dos processos, tanto para a gestão do dia a dia (mostrar o que está em atraso hoje, por exemplo) quanto para análises de indicadores táticos ou estratégicos, que podem ser realizadas sobre os dados gerados no histórico de processos já finalizados;
  3. Integração com plataformas BI, permitindo ampliar ainda mais as possibilidades de visualização gerencial de informações.

Conclusões

Na dinâmica das tecnologias e no mundo de funcionalidades hoje existentes nas plataformas disponíveis, seria arrogância pretendemos considerar a lista acima como completa e definitiva. Ela pode ser, entretanto, um bom ponto de partida para o estudo mais aprofundado dessas plataformas em busca daquela que melhor vai servir aos objetivos estratégicos da sua organização.

Muito sucesso na sua jornada!

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Guia para Escolha de uma Plataforma DPA

2 pensou em “Guia para Escolha de uma Plataforma DPA

  1. Gostei bastante do texto, porquanto fornece informações relevantes e de forma didática sobre o assunto abordado.
    Entretanto creio, mesmo considerando como guia, ser insuficiente para se fazer uma escolha sem a necessidade de uma consultoria com expertise no tema.

    1. Obrigado pelo feedback. Realmente, trata-se de uma escolha bem complexa para ser abordada completamente em um artigo. Procuramos, entretanto, traçar as linhas principais para uma visão dos principais aspectos e servir como um guia para um aprofundamento.

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