Como Especificar Uma Solução de Robotização de Processos

Introdução

Para o sucesso de uma solução de robotização de processos, assim como em qualquer desenvolvimento de solução de software, é fundamental uma boa especificação. A natureza low code e as peculiaridades desse tipo de implementação, entretanto, representam novidades ainda não completamente absorvidas pelos analistas de processos ou desenvolvedores. Nesse artigo, buscaremos um caminho simples, porém efetivo, de como realizar esse importante passo.

Procedimento Atual

Em boa parte, os robôs irão mimetizar um trabalho que hoje é realizado manualmente por humanos utilizando sistemas. A captura das telas utilizadas, da navegação entre elas e os diversos campos que são preenchidos, constitui uma parte fundamental para possibilitar a elaboração do novo modelo em construção.

Pode-se utilizar ferramentas simples, como os conhecidos screeenshots para registrar as telas, filmagens da dinâmica de preenchimento ou até algo mais completo, incluindo diagramas representativos do processo atual.

Algumas informações importantes devem também ser registradas, tais como:

  1. Quantidade de vezes em que o processo é executado por período de tempo (dia, semana, mês etc.);
  2. Períodos de pico;
  3. Quantidade de execuções durante o período de pico;
  4. Gatilhos que disparam a execução do processo (a cada dia, sempre que chegar um e-mail etc.);
  5. Quantidade de pessoas trabalhando no processo;
  6. Tempos de execução das etapas do processo;
  7. Nomes e caminhos de acesso aos sistemas utilizados;
  8. Perfis necessários para acessar esses sistemas;
  9. Entradas iniciais e bases de dados a serem consultadas;
  10. Saídas esperadas;
  11. Restrições à execução do processo (somente pode ser executado à noite, deve ser concluído antes das 06:00 etc.);
  12. Problemas mais comuns e que afetam qualidade ou desempenho dos resultados.

De qualquer forma, o importante é que sejam capturadas todas as etapas do processo e que os dados necessários para preenchimento de cada uma delas estejam documentados de forma clara. Podemos chamar esse estado inicial do processo de As-Is, ou seja, representação a situação atual de como as rotinas são realizadas.

Mudanças e Otimizações

Robôs executam as tarefas de forma padronizada e diferente de pessoas. Por isso, muitas vezes é preciso rever as rotinas atuais. Técnicas de otimização de processos podem resolver possíveis problemas, garantindo um novo olhar para o processo, considerando as novas possibilidades que temos com a robotização.

Situações comuns que podem ser objetos dessa revisão:

  1. Horários de execução (robôs trabalham 24×7);
  2. Centralização ou descentralização de atividades (deixar um ou mais robôs realizarem tarefas antes realizadas por humanos de forma descentralizada);
  3. Ordem de atividades;
  4. Redução de subjetividades (quando possível, as regras a serem seguidas pelo robô têm que ser claras, do tipo if-then-else);
  5. Uso de machine learning em regras complexas;
  6. Reconhecimento digital de documentos e extração de informações;
  7. Uso de integrações com outros sistemas internos e externos;
  8. Paralelismo de atividades antes sequenciais;
  9. O que deve ocorrer em caso de erro (tratamentos de exceções).

Essas especificações servirão como base para o desenho do estado futuro para o processo (To-Be). Esse desenho já contará com diversas otimizações projetadas para tirar o máximo de vantagem da automação.

Consistência de Bases de Dados

Além de repensarmos os processos em si, sugerimos uma atenção especial às bases de dados existentes em relação à sua consistência. Bases inconsistentes podem representar um grande risco para o projeto.

Para exemplificar esse problema, suponhamos:

Um determinado processo, hoje manual, tem uma atividade consistindo em enviar e-mails para clientes e, teoricamente, essa informação está presente na base de dados da empresa e está correta. Entretanto, por alguma decisão anterior, convencionou-se em colocar um e-mail fictício em casos onde essa informação estava indisponível por ocasião do cadastro. Seres humanos foram orientados a ligar para o cliente e solicitar a informação correta para o e-mail, sempre que detectassem essa situação.

Mimetizar esse comportamento com robôs, ainda que possível, pode ser bem complicado. Por outro lado, se essa situação não for tratada, haverá um grande número de mensagens enviadas a destino inválido, podendo ser considerado como uma grande falha do sistema, quando, na verdade, é um problema mais relacionado à qualidade dos dados utilizados por ele.

Conclusão

Em resumo, devemos enfatizar que a qualidade das especificações é um fator chave para o sucesso de projetos de robotização. Para isso, nossos Analistas e Desenvolvedores devem assimilar um novo paradigma, considerando as enormes possibilidades que os sistemas RPA e tecnologias associadas permitem.

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