Escritório de Projetos e Processos

Saber para onde ir não é suficiente para que as organizações atinjam os objetivos traçados. É preciso criar também a cultura da execução eficaz, com cumprimento de prazos e orçamentos. A implantação de um Escritório de Projetos e Processos é a principal ferramenta organizacional para a construção dessa cultura.

Como em qualquer mudança organizacional, para implantarmos um Escritório de Projetos e Processos é necessário contemplar a tríade Processos-Tecnologia-Pessoas. É preciso abordar os processos a serem implementados, padronizá-los e formalizá-los, facilitando a sua comunicação e sua adoção por parte da organização. Fundamental também a escolha e implantação de ferramentas que sejam aderentes aos métodos adotados e garantam a produtividade necessária. Sobretudo, é essencial a capacitação, o envolvimento e a motivação das pessoas, contemplando todos os níveis organizacionais.

Implantar um Escritório de Projetos e Processos é, em si, um projeto, requerendo uma abordagem estruturada, segundo um ciclo de vida que garanta uma evolução gradativa e o envolvimento da organização, conforme podemos destacar abaixo:

Sensibilização

Antes de avançarmos na implantação de um Escritório de Projetos e Processos, é necessário que as principais lideranças estejam convencidas da importância dessa iniciativa, que pode levar a profundas modificações na forma de trabalho atualmente em prática, isso sem mencionar a necessária dedicação de recursos da organização para esse fim.

Para isso, podem ser realizadas visitas a organizações similares onde já existam Escritórios de Projetos e Processos implantados. A participação em palestras, congressos e cursos, onde sejam abordados os conceitos relacionados a Gerenciamento de Projetos é também fortemente recomendado.

Essa etapa desperta o interesse para o tema, além de permitir o nivelamento de conceitos e a criação de uma linguagem comum, pavimentando o caminho para a implantação.

Essa sensibilização deve considerar os diversos tipos de público. Um exemplo de como estruturá-la pode ser verificado na figura abaixo:

Estruturação

Nessa etapa, a organização deve decidir que processos serão adotados. Referências como o PMBOK®, BPM CBOK® e os Padrões de Gerenciamento de Programas e Portfólios do PMI® são de grande utilidade nessa fase, pois constituem uma base sólida sobre a qual a organização pode construir seus próprios processos tendo, entretanto, o cuidado de fazer as devidas simplificações e adaptações à realidade da empresa.

A definição dos processos deve considerar a utilização de ferramentas e modelos em cada uma das atividades estabelecidas. Em alguns casos, necessidades do processo podem direcionar a escolha das ferramentas que contemplem as funcionalidades requeridas. Por outro lado, as ferramentas podem também influenciar nos processos, pela suas características ou até por suas limitações.

Fundamental também a determinação da Estrutura Organizacional e Física relacionada ao Escritório de Projetos e Processos: em que nível ele se situa, estratégico ou operacional ? Que perfis profissionais teremos no Escritório e em que quantidades ? Quais as responsabilidades de cada um no processo a ser adotado ? Em alguns casos, podem ser elaboradas diversas possibilidades de organogramas, com vantagens e desvantagens de cada um, para que sejam avaliados e seja feita a escolha adequada.

Necessário também atentar para a capacitação das pessoas da empresa, para que métodos e ferramentas sejam bem aplicados.

A figura abaixo consolida os aspectos abordados:

Piloto

Finalmente, podemos colocar em prática o processo definido, alinhando gradativamente a sua aplicação. Recomenda-se a escolha de um conjunto inicial de projetos para aplicação da metodologia e posterior expansão, chegando, em alguns casos, a contemplar todos os projetos da organização ou setor.

Os projetos escolhidos para o Piloto devem, preferencialmente, ser de curta duração, para permitir a utilização da maior parte da metodologia no menor espaço de tempo possível, realizando ajustes sempre que necessário.

Essa etapa é também considerada uma extensão das capacitações realizadas, pois é uma primeira oportunidade de colocar na prática tudo que se aprendeu, dirimindo dúvidas e superando dificuldades.

O término do Piloto, que pode ter uma duração pré-determinada, marca o início da operação do Escritório de Projetos e Processos.

Refine constantemente a metodologia, mesmo após o término desse Piloto. Um Escritório de Projetos e Processos é um organismo vivo na empresa e, como todos os demais setores, deve estar melhorando continuamente em busca da excelência.