Linhas de Base na Gestão de Projetos – Como Registrar e Interpretar
Introdução - Linhas de Base na Gestão de Projetos
As Linhas de Base, ou Baselines, têm fundamental importância para a medição e para o controle dos indicadores na gestão de projetos. Também são fontes ricas de lições aprendidas para orientar e melhorar a precisão de projetos futuros.
Por meio delas é que sabemos se estamos atrasados ou em dia, acima ou abaixo do orçamento e qual o nível de aderência ao escopo original. Apesar da sua importância, muita confusão ainda existe sobre como gerenciá-las e muitas formas diferentes têm sido colocadas em prática por nós GPs, algumas patentemente equivocadas. Discutir mais detalhadamente esse tema, tendo como foco o registro e a interpretação dessas linhas de base é o objetivo desse artigo.
Sempre que queremos monitorar o estado de um determinado projeto ou um conjunto de projetos, fazemos sempre o questionamento: “como estamos em relação ao que foi planejado?” Seria mais adequado elaborarmos essa pergunta tem duas partes:
- “Como estamos”: é a posição atual do projeto. Para isso, são necessárias informações atualizadas e que estas informações sejam refletidas nos diversos instrumentos de monitoramento e controle de projetos, tais como cronogramas e orçamentos (existem muitas técnicas para este tipo de atualização, mas deixemos esse tema para futuras oportunidades);
- “O que foi Planejado”: isso, em termos técnicos de Gestão de Projetos, é o que chamamos de Linha de Base, ou seja, uma versão do nosso planejamento que será tomada como referência de prazo, orçamento e escopo, e contra a qual faremos comparações em relação à posição atual do projeto.
A resposta a essa pergunta é materializada através de indicadores de projetos, que, para serem consistentes, requerem tanto uma posição atualizada do projeto quanto um bom registro das metas iniciais, ou seja, boas linhas de base.
Como indicadores de projetos podem ganhar enorme relevância quando utilizados para premiar as equipes envolvidas, é fundamental termos Linhas de Base consistentes. Outro ponto fundamental em relação às linhas de base é que, sem elas, não poderemos realizar os cálculos pertinente aos indicadores da Análise de Valor Agregado (EVA), tão apregoados pelo PMI® (no caso, linhas de base de custos).
A primeira vista, a tarefa de gerar linhas de base parece simples: basta salvar uma versão do nosso planejamento no início do projeto e tomá-la como referência em todas as análises posteriores !
Uma avaliação mais detalhada revela, entretanto, diversas dificuldades.
A primeira delas, que será discutida nesse artigo é: em que momento devemos registrar linhas de base e como podemos interpretá-las no decorrer do projeto ?
Vamos abordar de forma simplificada, dando ênfase à Linha de Base do Tempo, mas os problemas e soluções são similares para as demais Linhas de Base (Escopo, Custo e Qualidade).
Em que momento registrar Linhas de Base na Gestão de Projetos?
Algumas alternativas surgem. Registramos a linha de base ao concluirmos o Plano Estratégico, ao aprovarmos o Termo de Abertura ou na aprovação do Plano do Projeto?
Se pudermos ter várias respostas certas à pergunta anterior, é desejável considerar várias linhas de base para os diversos momentos ou determinar qual ou quais delas serão efetivamente utilizadas no monitoramento do projeto?
Estudemos então as características de cada alternativa para esse registro:
a) No Plano Estratégico da organização:
O resultado do Planejamento Estratégico geralmente inclui um conjunto de propostas de iniciativas, possivelmente Programas e Projetos, bem como estimativas em alto nível de orçamentos e prazos para cada uma.
Em geral, essas estimativas são feitas com base em projetos similares com o uso da técnica Top-Down, também conhecida como ordem de grandeza, que indica prazos e valores aproximados carregados de imprecisão e geralmente arredondados. Por exemplo: R$ 200 Mil, segundo Semestre de 2013, etc.
Apesar disso, elas representam expectativas compartilhadas pelas lideranças de primeiro nível da organização. Um primeiro ponto de atenção é que essas lideranças devem compreender a natureza dessas estimativas, sem considerá-las “verdades absolutas”, mas como metas iniciais que as equipes irão refinar e perseguir nas fases seguintes do Projeto/Programa.
b) Na Aprovação do Termo de Abertura do Projeto/Programa:
No momento dessa aprovação podemos ter informações significativamente mais detalhadas sobre a iniciativa, em comparação com o que tínhamos no Plano Estratégico, quando tínhamos apenas uma proposta de iniciativa.
Mesmo assim, ainda temos um razoável nível de incerteza, pois o Plano do Projeto Detalhado ainda não foi elaborado.
Entretanto, devemos ter em mente que a linha de base expressa no Termo de Abertura representa as expectativas do patrocinador e, muitas vezes, já é considerada nos controles orçamentários da organização. Por exemplo: reserva / aprovação de orçamento.
c) Na Aprovação do Plano do Projeto/Programa:
Aqui teremos grande detalhamento das ações e produtos contemplados no projeto e devemos ter estimativas Bottom-Up, ou seja, calcadas sobre produtos, atividades e orçamentos detalhados.
Sem dúvida é uma estimativa mais precisa e que foi determinada pelas equipes envolvidas na realização do projeto, e não apenas em expectativas. Ela requer, entretanto, grande esforço para a sua elaboração e podemos ter um grande período de tempo entre a concepção inicial da iniciativa e o Plano detalhado, o que pode deixar as partes interessadas ansiosas por informações. Antes de termos o Plano completo, é recomendável ter outras referências a oferecer para responder a pergunta “quando teremos o projeto?”.
Podemos ver que cada uma das alternativas acima pode ser útil em diferentes contextos, desde que haja uma compreensão das características e limitações de cada uma delas.
Como utilizar as linhas de base para monitorar o desempenho da gestão de projetos?
– Simples, é só comparar o desempenho atual com o que foi planejado.
– Correto, mas considerando que eu registrei as três Linhas de Base acima, com qual devemos comparar?
É uma boa pergunta.
A análise de cada linha de base pode nos remeter a um tipo de avaliação diferente. Verifiquemos algumas situações possíveis, considerando um projeto já em execução:
Gestão de Projetos - Quadro resumo para Análise de Linha de Base
Note que, do ponto de vista organizacional, qualquer confusão nessa análise pode desvirtuar completamente a gestão de projetos.
Exemplo 1: O Gerente do Projeto, designado apenas na aprovação do Termo de Abertura realizou o planejamento detalhado dentro do prazo previsto no Termo de Abertura e está executando o projeto conforme o plano. Mas o resultado final pode ser considerado inadequado, pois o projeto está atrasado em relação à meta estabelecida no Plano Estratégico.
Exemplo 2: O Gerente do Projeto demorou a planejar e seu projeto está atrasado em relação ao que está expresso no Plano do Projeto. Ele é, entretanto premiado, pois o Plano Estratégico previa prazos generosos para a iniciativa que ele está conduzindo.
Em ambos os casos acima percebemos o uso inadequado das linhas de base nas avaliações realizadas.
Exploramos acima algumas as principais situações onde pode ser útil para a boa Governança de Projetos registrar as suas metas em termos de Linhas de Base. Uma análise mais crítica permite ver que algumas questões ainda ficam sem resposta: como fazer para quando os projetos sofrem mudanças ? Quando os projetos são suspensos por algum motivo, como fazemos ?
É verdade. São questões muito relevantes. Elas serão tratadas, juntamente com outras, no próximo artigo que em breve estaremos divulgando …
Se você gostou deste artigo, leia “Como Administrar Linhas de Base” onde aprofundaremos um pouco mais esse assunto.
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