A Importância da Automação de Processos e do Uso de Sistemas BPMS (Business Process Management System)

São comuns projetos de modelagem e/ou redesenho de processos em que os produtos finais gerados ficam restritos a manuais e treinamentos. Apesar dos inegáveis benefícios desses trabalhos, pois as empresas passam a partir daí a se conhecer melhor e a institucionalizar esse conhecimento, existem alguns pontos fracos nessa abordagem: o dia-a-dia tende a fazer com que as pessoas trabalhem de forma diferente da que foi desenhada. Nesse artigo abordaremos esse problema e como a automação de processo pode ser utilizada como solução definitiva.

Introdução

 Primeiramente, revisemos o ciclo de vida de um projeto de redesenho de processos.

De forma simplificada, precisamos seguir os passos abaixo:

      1.Modelagem do Processo Atual

Consiste no entendimento de como o processo está sendo realizado hoje. Tem dois propósitos: documentar o que está sendo feito (muitas vezes, essa documentação não existe) e possibilitar a identificação de melhorias;

      2.Análise

Nessa etapa, o processo é analisado em busca de pontos a serem melhorados. Requer competência técnica, criatividade e poder de decisão da equipe de redesenho e dos Donos de Processos (patrocinadores);

      3.Desenho

Após priorização e aprovação das melhorias identificadas, essa etapa consiste em projetar a implementação do processo aprimorado, venha a ser ele automatizado ou não;

      4.Implementação

Aqui as melhorias são materializadas. Pode incluir a implementação de novas tecnologias, a automação dos prcoessos, com ou sem ferramentas BPMS (Businee Process Management System), treinamento e envolvimento das equipes participantes do processo em implantação/evolução.

Obs: As ferramentas BPMS são sistemas que facilitam a automação dos processos, permitindoa fácil configuração de fluxos, formulários eletrônicos, papéis e responsabilidades, entre outras funcionalidades.

Esse ciclo pode repetir-se indefinidamente em um processo de melhoria contínua (PDCA), onde melhorias são realizadas de forma incremental a cada iteração.

Note-se que o ciclo de vida, com ou sem automação, é o mesmo.

 Mas o que eu ganho mesmo em automatizar?

 

Vantagens do Processo Automatizado

 Respondendo a essa pergunta, podemos identificar:

    1.Maior Produtividade

Muito dos procedimentos manuais e repetitivos podem ser absorvidos pelos sistemas de informação ou por outras ferramentas. Isso tende a tornar o processo muito mais rápido e reduzir seus custos. Não raro, processos automatizados reduzem da ordem de 10 para 1 o tempo e/ou custo envolvidos;

  2.Métricas e Medições mais Confiáveis

Apenas em processos automatizados é possível termos indicadores realmente confiáveis sobre o andamento do processo, tais como o tempo de ciclo, as atividades que são os gargalos, entre outros;

    3.Garantir a Padronização do Processo

Em processos não automatizado, a padronização dos procedimentos depende exclusivamente das pessoas que o executam e as regras estabelecidas podem ser facilmente descumpridas.

Se essa automação for realizada com o uso de uma plataforma BPMS (Business Process Management System), podemos acrescentar diversos outros aspectos positivos:

    1.Analistas de Processos e Sistemas falam a mesma língua

Conexão total entre o processo mapeado e o que está sendo executado, visto que o fluxo do processo é a "linguagem de programação", Isso aproxima a equipe de desenho (Analistas de Processos) da equipe de desenvolvimento (Analistas de Sistemas);

    2.Agilidade e Flexibilidade de Implementação

Essas ferramentas facilitam a implementação e manutenção, com características tais como:

    3.Documentação Embutida no Processo

Manuais de procedimentos podem ser incluídos na própria ferramenta, o que faz com que se integrem consistentemente - o manual é a própria plataforma;

    • Fácil inclusão de informações no processo (campos configuráveis);
    • Formulários eletrônicos configuráveis;
    • Condições configuráveis para pontos de decisão (gateways);
    • Definição de papéis e responsabilidades;
    • Detecção de inconsistências;
    • Fácil integração com sistemas externos, notadamente se esses sistemas possuírem rotinas que permitam o acesso via Web Services.

    4.Mais Configuração e Menos Programação

Reduz-se a necessidade de profissionais de desenvolvimento de sistema (menos dependência da TI), visto que as ferramentas BPMS são bem mais fáceis de lidar do que os complexos ambientes de desenvolvimento;

    5.Simulações

Algumas ferramentas permitem até mesmo simular o funcionamento de um processo ainda não implantado. Isso dá uma maior certeza do sucesso do futuro processo.

A contrapartida de todas essas vantagens apresentadas é que a automação requer um esforço maior na implementação e deve-se escolher com sabedoria que processos e melhorias justificam esse esforço.

Conclusão

Para concluir, apresentamos na tabela abaixo uma comparação entre as características de projetos de redesenho que incluem ou não a automação em seu escopo:

 

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