Análise Qualitativa com Cálculo da Exposição a Riscos em Projetos

Gerenciar projetos é gerenciar riscos. O objetivo principal deste artigo é apresentar um modelo estendido de análise qualitativa dos riscos que use a sua simplicidade, baseada em matrizes do tipo probabilidade x impacto, mas associando ao impacto o cálculo da exposição financeira dos riscos. Tal procedimento visa facilitar a compreensão e comparação dos riscos e auxiliar o processo decisório, na medida que fornece informações mais concretas e palpáveis. .

Riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), são incertezas que possuem uma probabilidade de acontecerem e de causarem algum impacto, negativo ou positivo, para o projeto. Um risco é algo que ainda não ocorreu (se tivesse ocorrido seria realidade e não risco) e que tem alguma chance de acontecer (se a probabilidade fosse zero, o risco não existiria mais). O que não se pode negligenciar é que se um risco ocorre, trará impacto objetivos ao projeto tais como tempo, qualidade e custos.

O gerenciamento de riscos, segundo o PMI, envolve as etapas de planejamento do gerenciamento de riscos, identificação, análise qualitativa, análise quantitativa, planejamento de respostas aos riscos, monitoramento e controle dos riscos do projeto. Neste artigo, iremos trazer para a análise qualitativa, uma informação quantitativa quanto ao valor de exposição ao risco, o que possibilitará serem feitas análises menos subjetivas.

O PMI descreve a análise qualitativa como o processo de priorização dos riscos através da combinação de sua probabilidade de ocorrência e de seu impacto para o projeto. A utilização de uma metodologia qualitativa de avaliação dos riscos acelera o processo de adoção de análise de riscos, devido a praticidade e rapidez com a qual estabelece prioridades entre os riscos identificados.

O processo de análise de riscos, segundo o PMI, produz alguns artefatos de suma importância para os processos seguintes, entre os quais:

  • Lista de Riscos atualizada e classificada segundo a metodologia proposta;
  • Lista de prioridades dos riscos;
  • Riscos devidamente classificados por categorias;
  • Causas de riscos ou áreas do projeto que requerem atenção especial;
  • Lista de riscos que requerem uma solução de curto prazo;
  • Lista de observação de riscos de baixa prioridade;
  • Lista de tarefas com maior pontuação de riscos;

Decisões de fazer ou não determinadas atividades (go/no go).

Decisão sobre quais riscos carecem de análise quantitativa e quais podem ir diretamente para o processo planejamento de respostas.

Conforme o PMBOK, a análise quantitativa é realizada sobre os riscos que foram priorizados pela análise qualitativa e analisa o efeito destes riscos, de forma numérica, individualmente ou de forma agregada, sendo uma ferramenta para tomada de decisões frente as incertezas. A análise quantitativa, na forma exposta pelo PMI, exige o uso de técnicas mais elaboradas e, frequentemente, requerem programas de computador complexos.

Neste artigo abordei uma forma de análise qualitativa com base na mensuração da exposição do risco, trabalhando com escalas de impactos que enfatizam o valor do impacto, sejam em dias, custos ou aumento do trabalho (escopo). Impactos medidos em dias ou em aumento de escopo podem, se desejado, serem expressos em valores monetários (custo). Para este estudo, a probabilidade pode ser definida de forma qualitativa, com base em uma escala significativa, ou de forma quantitativa, com base em dados históricos, aplicação da técnica Delphi, modelagem computacional ou informações de peritos, de modo a melhorar a qualidade das informações. A estimativa, para esta abordagem, é algo de extrema importância pois dela depende a precisão da análise de riscos ora proposta.

Seguido esta abordagem, sugerimos dados significados a cada escala dos impactos conforme pode ser vista na tabela 1. Acrescentaremos nesta abordagem a utilização de faixas de valores para cada tabela de impacto, que devem ser devidamente customizada para cada porte de projeto ou organização:

Tabela 1 - Escala de Impactos de Riscos | Matriz de impactos (Relativa a Custos)

Impacto Interpretação Estimativa de Valores (R$)
1 Pouco impacto no orçamento do projeto 0 – 10.000
2 Pequena redução na reserva de orçamento 10.000 – 20.000
3 Média redução na reserva de orçamento 20.000 – 30.000
4 Alto consumo das reservas mas sem afetar o orçamento 30.000 – 40.000
5 Pequeno acréscimo no orçamento 40.000 – 50.000
6 Aumento de 10% a 20% no orçamento 50.000 – 60.000
7 Aumento de 20% a 30% no orçamento 60.000 – 70.000
8 Aumento de 30% a 40% no orçamento 70.000 – 80.000
9 Aumento superior a 40% no orçamento 80.000 – 90.000
10 Aumento inaceitável no orçamento (falha total do projeto) Acima de 90.000

Desta forma teremos uma planilha de análise de riscos que possui as seguintes informações:

  • A identificação dos riscos, escritos na forma de causa/efeito, para melhorar a compreensão do risco;
  • Identificação da tarefa associada, se houver. Caso contrário trata-se de um risco geral do projeto. Esta informação é importante para determinarmos as tarefas com maiores pontuações de riscos;
  • Informações de probabilidade e impactos, segundo escalas já abordadas anteriormente e considerando 3 áreas de conhecimento (escopo, tempo e custo);
  • Pontuação (score) do risco;
  • Posição do risco, que corresponde à classificação dos riscos frente aos demais; e
  • A fonte (origem) do risco, ou seja, quem identificou o risco.

Com a abordagem apresentada, poderemos fazer análise em todos os riscos identificados, gerando uma proposição de valor muito mais adequada ao projeto ou organização. Desta forma, teríamos como apresentar valores para o melhor caso (quando nenhum risco, de fato, ocorrer) ou para o pior caso (quando todos os riscos acontecerem). Deste modo, tomar decisões se tornaria muito mais apurado, pois saberíamos o tamanho, expresso em valores dimensionais (tempo ou custo), das incertezas que podem impactar o valor dos projetos. Um projeto poderia ter os seguintes riscos identificados e calculados, conforme a tabela 2:

Tabela 2 - Análise de Riscos Identificados com Cálculo do Valor Esperado

Seq. Categoria Evento do risco P (%) Impacto (R$) Valor Esperado (R$)
1 Escopo Informações incompletas sobre a definição do escopo podem impactar na definição do trabalho a ser realizado, resultando em cobertura abaixo do esperado pelo Edital. 20 65.000,00 13.000,00
2 RH Seleção incorreta da equipe do projeto pode acarretar em falta de experiência, resultando em qualidade inferior ao esperado pelo cliente. 30 40.000,00 12.000,00
3 Cliente Falta de disponibilidade de representantes do cliente para atender à equipe, o cronograma poderá ser afetado, resultando em insatisfação quanto ao cumprimento dos prazos. 20 39.000,00 7.800,00
4 Orçamento Se o cliente se recusar a pagar adicionais, mesmo causado por ele próprio, poderemos ter impacto na rentabilidade do projeto. 20 35.000,00 7.000,00
5 Qualidade O descumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos pode acarretar informações erradas, podendo acontecer riscos não identificados, causando prejuízos financeiros. 15 20.000,00 3.000,00
6 Cronograma Falta de disponibilidade de representantes do cliente para atender à equipe, o cronograma poderá ser afetado, resultando em gastos com a manutenção da equipe no projeto. 15 19.500,00 2.925,00
Valor esperado para o projeto 45.725, 00 

A partir deste ponto será possível prever uma reserva de contingência para o projeto que será o somatório da exposição estimada para cada risco, ou seja de R$45.725, 00.

Focalizando nos dois últimos ponto acima, foi realizada a implementação do método apresentado neste trabalho através de uma ferramenta Web com objetivos de facilitar a adoção do processo de gerenciamento de riscos, o crescimento da cultura de análise de riscos e ainda a criação uma base histórica para análise de projetos similares.

A ferramenta permite que sejam feitas as análises qualitativas, convencional e qualitativa com cálculo da exposição, tanto de ameaças como de oportunidades.

À medida que as informações de cada risco são fornecidas, o quadro de análise vai, automaticamente, sendo montado com a classificação, pontuação e ordem de prioridade dos riscos, mostrando, inclusive, o valor da exposição de cada risco e calculando o total de exposição a riscos do projeto:

Análise de Riscos com Cálculo de Exposição

Desta forma os riscos poderão ser controlados, a partir de sua linha de base e, as alterações nos riscos, seja por refinamento do processo de estimativas, seja pela identificação de novos riscos ou ainda pela redução ou aumento de probabilidades e impactos, resultarão em valores diferentes para ameaças e oportunidades.

Neste ponto, a análise de risco pode gerar uma informação muito importante para as fases seguintes do processo de gerenciamento de riscos, que é o índice relativo de exposição aos riscos (IRR), definido com a fórmula:

riscos-formula

em que ERV (Earned Risk Value) corresponde ao valor esperado para o risco; M corresponde à média do produto de probabilidade e impactos; sub-índice C corresponde aos valores correntes (atuais); sub-índice B corresponde aos valores da Linha de base (baseline). A ferramenta permite acompanhar o IRR durante o projeto:

Monitoramento dos Riscos ao Longo do Projeto

Ambas as abordagens procuram classificar os riscos e identificar os mais relevantes. Entretanto, a estimativa do valor da exposição ao risco pode trazer as seguintes vantagens:

  • Maior compreensão dos impactos por parte dos tomadores de decisão;
  • Maior facilidade para determinação do plano de resposta ao risco, uma vez que se pode comparar seu custo com o valor estimado da exposição ao risco;
  • Maior integração do gerenciamento de riscos com a análise de valor agregado, uma vez que ambas estarão expressas em valores monetários;
  • Melhor controle e monitoramento dos riscos a partir do acompanhamento do IRR.

Entretanto, a estimativa do valor da exposição ao risco tem a desvantagem de não tratar facilmente riscos intangíveis, como, por exemplo, conflitos na equipe, perda de produtividade, clientes insatisfeitos, entre outros. Geralmente estes tipos de riscos são ignorados ou considerados insignificantes na avaliação de riscos de projetos, o que pode afetar, a longo prazo, o projeto ou a organização.

Com a utilização da solução criada neste trabalho, a organização poderá obter algumas vantagens, a destacar:

  • Possibilidade de realizar a análise qualitativa convencional para pontuação dos riscos e do projeto e análise qualitativa com exposição do valor esperado para todos os riscos identificados;
  • Possibilidade de analisar projetos de seu portfólio de forma estruturada;
  • Possibilidade de criar históricos de análises e, conseqüentemente, experiência da equipe de projetos.

Fonte: artigo “Análise qualitativa com cálculo da exposição a riscos em projetos” do próprio autor.

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