Como Situar O Gerenciamento Por Projetos Na Governança Organizacional

Onde se situam e quais as interações entre os processos de Gerenciamento de Projetos, Processos, Programas e Portfólios em relação às outras camadas de gestão existentes nas Organizações ? Esse artigo explora essas questões, tendo como base o modelo apresentado pelo PMI® no Padrão para Gerenciamento de Portfólios, apresentando uma visão simplificada, mas aderente à maioria das organizações.

Classicamente, divide-se a Organização em três camadas, que representam às necessidades de planejamento e controle, de curto, médio e longo prazos.

Essas camadas são:

  • Estratégica, onde se elaboram os direcionamentos da Organização para o futuro, tendo, principalmente, a função de estabelecer regras e diretrizes e acompanhar o seu desenvolvimento no médio e longo prazos (trimestres, anos);
  • Tática, que tem a função de resolver questões que impeçam o desenvolvimento pleno das atividades operacionais, bem como acompanhar a evolução das ações no curto prazo (meses);
  • Operacional, que comanda a atividades no dia a dia.

Entretanto, o reconhecimento das diferenças entre o modelo de gestão aplicado aos processos repetitivos (on-going operations) e o que deve ser aplicado aos projetos e programas, leva ao estabelecimento de uma segmentação vertical, a partir da camada estratégica, para comportar estruturas distintas de governança para cada modelo. Assim, é necessário, no nível tático, contemplar processos e projetos de forma distinta, o mesmo ocorrendo no nível operacional.

A figura abaixo apresenta os diferentes níveis e camadas citados acima:

Camadas de Governança considerando dos diversos Níveis Organizacionais

Detalhemos agora as atividades típicas e as necessidades de cada uma dessas camadas:

No nível Estratégico, situam-se a diretoria e as assessorias de gestão. São atividades típicas dessa camada o desenvolvimento do Plano Estratégico da Organização (Missão, Visão, Valores, Objetivos Estratégicos, Metas e Indicadores) e o seu monitoramento sistemático.

São também tomadas as decisões relacionadas a ações estratégicas, que estejam fora da alçada dos demais níveis organizacionais. Essas decisões e diretrizes são repassadas para as duas metades inferiores da pirâmide organizacional, que devem funcionar coerente e eficientemente para que a organização tenha sucesso.

Ou seja, podemos comparar a organização a um bípede gigante, cujas duas pernas (Processos e Projetos), devem funcionar adequadamente para que ele não tropece ...

Representação do Nível Estratégico e suas interações

No nível Tático dos Processos, temos as gerências intermediárias costumeiramente envolvidas com um conjunto de processos de negócios afins. As atividades dessas gerências, entretanto, diferem em relação às das gerências operacionais, pois não comandam diretamente os processos no dia a dia, mas monitoram o seu desempenho e tendências. Em alguns casos, são formados comitês, podendo inclusive incluir a diretoria, para realizarem essas avaliações: em muitos casos, os processos envolvidos transcendem as fronteiras de um setor específico.

Esse nível interage com o nível Operacional dos Processos tanto para a coleta de informações que permitam a análise do desempenho e das tendências, como no sentido contrário – fornecendo diretrizes e ajustes.

Além disso, as análises realizadas podem fornecer importantes insights para a identificação de novos projetos e programas realizada no nível Tático dos Projetos.

Representação da camada Tática de Processos e suas interações

Nessa próxima camada, o nível Tático dos Projetos, que acabamos de mencionar, o desafio é identificar, selecionar, priorizar, autorizar e, posteriormente, acompanhar a evolução dos Projetos e Programas que irão realizar os objetivos organizacionais. Escritórios de Projetos são muitas vezes estruturados para assumir essas atividades. Entretanto, assim como no monitoramento dos Processos, é comum a constituição de comitês para maior integração organizacional e efetividade das decisões e direcionamentos encaminhados.

Essa camada de gestão interage com o nível Operacional dos Projetos tanto para direcionar os trabalhos, bem como para obter informações do seu andamento.

Representação da camada Tática de Processos e suas interações

Finalmente, é no nível Operacional, tanto de Projetos quanto de Processos, que as entregas são construídas e um controle detalhado é necessário. Esse trabalho é geralmente conduzido por Gerentes Funcionais, mas, em organizações matriciais, são designados Gerentes de Programas, Projetos e/ou Processos para condução de iniciativas multifuncionais, ou seja, que requerem vários setores da organização para serem bem sucedidas.

Esses níveis interagem entre si, visto que os resultados dos Projetos e Programas são geralmente produtos a serem incorporados às atividades correntes da organização. Ou seja, os setores são os Clientes dos Projetos e Programas e fornecem os requisitos a serem atendidos pelas entregas a serem desenvolvidas.

Representação do nível operacional e suas interações

Concluindo, consideramos que esse modelo, pela sua simplicidade e abrangência, representa as camadas de governança necessárias às organizações de diversos portes, permitindo-as, em rápida análise, considerar a sua maturidade em cada uma das camadas apresentadas e se perguntar: possuímos na organização recursos e processos adequados para essa camada de gestão ? Esse questionamento pode detectar vácuos de governança e levar a importantes melhorias no modelo atualmente em uso.

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